Richiesta atti al Comune, con l'email tutto è più semplice e veloce

Ultimamente ho avuto occasione di parlare con diversi consiglieri comunali su argomenti di vario genere. Una decina di giorni fa, uno di loro ha espresso la volontà di ricevere l'avviso della convocazione del Consiglio Comunale via email e magari accedere e prendere visione anticipatamente ai "pre-atti" del Consiglio sempre con la posta elettronica. Da quanto ho capito, non ha ricevuto una risposta esauriente a queste sue richieste. Mi sono preso la briga di informarmi. Ringrazio l'amico Lorenzo e la segreteria del Comune di Pocenia per le informazioni che seguono.

Per quanto riguarda le convocazioni per il Consiglio (ma anche ogni altro tipo di comunicazione) è sufficiente richiedere per iscritto che vengano inviate via email impegnandosi ad accusare la ricevuta con una email di risposta. Niente di più semplice, oltretutto in sicurezza, con risparmio di tempo e denaro per l'ente.
Per quanto riguarda la richiesta di invio di atti al Comune, ho chiesto conferma alla segreteria comunale se le modalità che seguono sono valide. Si potrebbe richiedere l'invio della documentazione tramite raccomandata con ricevuta di ritorno (in questo caso il Comune potrebbe addebitare il costo dell'invio al richiedente). Come seconda alternativa, si potrebbe utilizzare la Posta Elettronica Certificata (PEC). È ovvio che il sistema più veloce ed economico sia quest'ultimo. Tramite questa tecnologia l'ufficio comunale non è costretto a fotocopiare documento dopo documento, è sufficiente digitalizzare i testi richiesti attraverso uno scanner a caricamento automatico, di cui sono già dotati, e con un software (ne esistono anche open source per linux) che trasforma automaticamente i documenti acquisiti in un file PDF, allegarli successivamente all'email.
A differenza del sistema cartaceo, l'impiegato non deve recarsi alle poste ed inviare la raccomandata con conseguente perdita di tempo e denaro. Dalla propria postazione può allegare i documenti ed inviarli in modo rapido, sicuro e a costo zero al richiedente.
Se non volete spendere i 10€ annui richiesti per una PEC, ne potete ottenere una gratuita semplicemente facendone richiesta alla Presidenza del Consiglio dei ministri-Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie.
Spero che questo post possa essere utile a qualcun'altro, eventualmente fatemelo sapere, ciao a tutti.